Als selbstständige Texterin habe ich jeden Monat mit unterschiedlichen Kundinnen zu tun. Dabei den Überblick zu behalten, ist nicht immer einfach. Deshalb arbeite ich seit Mai 2020 mit einem Projektmanagement-Tool. Bei der Auswahl war es mir wichtig, dass es aus Deutschland kommt – DSGVO lässt grüßen.
Viele andere Selbstständige arbeiten mit asana. Ich habe sogar schon negative Stimmen zu awork gehört. Doch warum arbeite ich dennoch mit awork als Projektmanagement-Tool? Das zeige ich Dir in meinem awork Review!
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Wie ich zu awork gekommen bin
Am Anfang meiner Selbstständigkeit habe ich ein paar Jahre mit To-do-Listen gearbeitet – sei es handschriftlich oder digital. Das habe ich immer mal gewechselt, aber so richtig zufrieden war ich damit nie. Man stößt einfach irgendwann an seine Grenzen, denn man verliert schnell den Überblick und eine Planung über mehrere Wochen oder sogar Monate ist mit solchen Listen nicht so gut möglich.
Irgendwann bin ich dann über Instagram auf awork gestoßen. Allerdings kam es zu diesem Zeitpunkt für mich noch nicht infrage. Ich dachte erstmal, dass ich das nicht brauche. Später wurde ich dann natürlich eines Besseren belehrt. 😉
Ich habe es dann erst im Mai 2020 getestet. In dieser Zeit hatte ich eine Kundin, die ein Ratgeber-Portal komplett neu aufsetzen wollte. Dazu mussten 10 Artikel vorgeschrieben werden und das war für mich nicht so einfach zu managen, da es hierfür nur 2 Monate Zeit gab.
Der Auslöser, awork mal zu testen, war die Möglichkeit der Timeline-Übersicht über mehrere Monate. In dieser Übersicht sieht man sehr genau, an welchen Tagen man noch Aufgaben einbauen kann und wo kein Platz mehr ist. Vor allem hat man dank der Balken eine gute Übersicht darüber, wann was fertig sein soll und wie viel Zeit noch bleibt.
👍🏼 Tipp: Diese Möglichkeit der Planung hat awork mittlerweile schon erweitert bzw. optimiert. Es gibt jetzt den Planer. Hier kannst Du Dir bei jedem Projekt ein Zeitbudget setzen und diese Zeit einplanen. So weißt Du genau, wie viele Kapazitäten Du noch übrig hast. Das erleichtert mir nicht nur die Koordination einzelner Projekte, sondern hilft mit auch bei neuen Anfragen. Mit einem Blick kann ich feststellen, ob und wann ich noch Möglichkeiten habe, Aufträge anzunehmen.
Warum nutze ich awork
Wie Du vielleicht jetzt schon merkst, bin ich komplett überzeugt von diesem Projektmanagement-Tool. Dennoch möchte ich Dir an dieser Stelle noch 2 Gründe nennen, warum ich awork gerne nutze.
- Sitz in Deutschland: Die meisten Projektmanagement-Tools, wie asana oder Trello, hosten die Daten in den USA. Auch wegen der DSGVO entscheide ich mich bei vielen Tools, die ich nutze, für deutsche oder europäische Anbieter. Betrieben und entwickelt wird awork in Deutschland. Die Daten werden verschlüsselt in zertifizierten Rechenzentren in der EU gespeichert.
- Gut für Solo-Selbstständige: Die Software ist eigentlich für Teams gedacht. Meine persönliche Erfahrung mit awork zeigt mir, dass Du auch als Einzelunternehmerin gut damit arbeiten kannst.
Wie man als Solo-Soloselbständige awork nutzen kann
Eigentlich ist awork darauf ausgelegt, gut als Team zusammenzuarbeiten. Doch auch als Einzelunternehmerin kannst Du gut mit der Projektmanagement-Software arbeiten. Gleiches gilt, wenn Du mit Freelancern arbeitest, die Du nicht in dem Programm als Mitarbeiter angelegt hast.
Ich nutze bei Weitem nicht alle Funktionen, die das Projektmanagement-Tool bietet. Das liegt sicher in erster Linie daran, dass ich es nur als Einzelperson nutze. Daher zeige ich Dir an dieser Stelle nur die für mich relevanten Funktionen. Dazu gehören:
Projekte mit Aufgabenlisten
Ich arbeite weniger mit Einzelaufgaben, sondern mit Projekten, denen von mir voreingestellte Aufgaben zugeordnet sind. Der Vorteil: Die Aufgabenlisten werden automatisch dem Projekt hinzugefügt, wenn ich ein Neues anlege. Das erspart mir eine Menge Zeit. Das würde ich auch Dir empfehlen, wenn Du mit awork arbeiten willst.
👍🏼 Tipp: Vielleicht weißt Du, dass ich gerne mit Checklisten arbeite. Das habe ich auch schon in dem Blogartikel Warum eine Checkliste beim Texten so wichtig ist angedeutet. Zudem biete ich eine SEO-Checkliste für 0 € an und in meinem E-Book sind auch eine Menge Checklisten vertreten. Aber zurück zum Thema.
Auch bei awork macht es mir Spaß, mit Checklisten zu arbeiten. Du kannst jeder Aufgabe einen Status zuordnen, der mit einer anderen Farbe markiert ist. Das kann so aussehen:
Zu Beginn eines Projekts stehen bei mir alle Aufgaben auf “in Bearbeitung” und sind Gelb markiert. Sobald ich eine Aufgabe abgeschlossen habe, setze ich den Status auf “Fertig” und er wird Grün markiert.
👍🏼 Tipp: Abgeschlossene Aufgaben blende ich immer aus, sodass nur noch die fälligen Aufgaben in meiner Liste erscheinen. Das macht es mir leicht, den Überblick zu behalten. Gleichzeitig gibt mir die Übersicht ein gutes Gefühl, schon einiges geschafft zu haben.
Deadlines für Aufgaben einplanen
Wenn ich z. B. einen umfangreichen Ratgeber oder Blogartikel schreibe, sind auch für Unteraufgaben Deadlines für mich wichtig. Sie sind sinnvoll, damit das Projekt auch zum geplanten Zeitpunkt online gehen kann.
Ich plane sie mir immer mit der Kalenderansicht per Drag-and-drop ein. Ich ziehe sie von der Liste in den geplanten Zeitraum. Du kannst die Deadline natürlich auch klassisch mit einem Klick auf das Datum eintragen.
Kalenderansicht vs. Kanban-Board
Ich persönlich arbeite am liebsten mit der Kalenderansicht. Hier habe ich immer im Überblick, wann was zu erledigen ist. Vor allem bei der Einplanung von Deadlines kommt mir das zugute. Welche Aufgaben ich bis wann abarbeiten soll, sagt mir das System in meinem Dashboard.
Du liebst die Trello-Ansicht? Bei awork kannst Du ebenfalls mit einem Kanban-Board arbeiten und abgeschlossene Aufgaben einfach in die nächste Spalte ziehen. Hierfür lassen sich verschiedene Spalten anlegen, wie
- geplant
- in Bearbeitung und
- abgeschlossen.
Eigene Vorlagen anlegen
Wie bereits weiter oben erwähnt, arbeite ich mit Aufgabenlisten, die beim Anlegen neuer Projekte diesen automatisch hinzugefügt werden. Für bestimmte Projekte, die immer wöchentlich oder monatlich wiederkehren, lohnt es sich, eigene Vorlagen anzulegen. Hierbei lassen sich nicht nur die Aufgaben anlegen, sondern noch so viel mehr:
- Projektstatus: Unter diesem Punkt kannst Du weitere Stati hinzufügen. Du kannst sie prima an Deine Arbeitsstruktur anpassen.
- Board-Spalten: Du kannst an dieser Stelle weitere Spalten Deinem Kanban-Board hinzufügen.
- Automatisierungen: Diese laufen nach dem Schema ” Wenn das passiert, erledige das” ab. Beispielsweise haben die hinzugefügten Aufgaben generell den Status To-do und ich habe festgelegt, dass sie automatisch auf “in Bearbeitung” gesetzt werden.
Smarte Zeiterfassung mit awork
Für mich ist es auch immer wichtig, zu sehen, wie lange ich für eine Aufgabe brauche. Zum einen ist das sinnvoll, um festzustellen, ob der Preis für die Arbeit angemessen ist. Ich arbeite mit Paketpreisen und die richten sich auch nach den Arbeitsstunden.
Natürlich musst Du bei der Zeiterfassung in awork immer daran denken, die Zeit mitlaufen zu lassen und dann wieder anzuhalten. Dir steht es aber auch frei, eine Zeit nachzutragen.
👍🏼 Tipp: Rechnest Du auch die Zeit in Meetings bei Deinen Kunden ab? Dann kannst Du die Termine aus Deinem Kalender mit awork synchronisieren. Sie werden automatisch zur Zeiterfassung hinzugefügt.
Eignet sich awork auch für Dich?
Ich habe Dir hier nur einen kleinen Teil der Funktionen von awork aufgezeigt. Wenn Du mehr über die Software erfahren willst, findest Du auf der Website von awork* alle Informationen.
👍🏼 Tipp: Wie bei allen anderen Tools gilt auch bei dieser Software: Erst mit einem Test von awork kannst Du herausfinden, ob sich das Tool auch für Dich eignet. Hierfür bietet sich der 14-tägige Testzeitraum an.
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